Hva er HMS og KS for håndverkere?

Det skal ikke være farlig å gå på jobb, og det skal være mulig å stoppe arbeid som ikke utføres forsvarlig. Når dette har blitt implementert og det er en sterk og robust HMS kultur i bedriften, blir ikke HMS lenger en utgiftspost, men det stikk motsatte, noe som leder til en lønnsom og bærekraftig virksomhet som er adaptiv og kan følge opp og etterleve krav fra både lover og standarder.

Dette er grunnen til at Svenns nye HMS- og KS-ekspert Ruben Toftdahl jobber med nettopp HMS.

Ruben har bred erfaring fra norsk energiproduksjon, offshore industri og bygg og anlegg, og har jobbet med HMS-feltet i 8 år. Vi stilte han noen spørsmål om faget hans, og lærte enda mer om HMS.

Hva er egentlig HMS?

HMS er et samlebegrep som står for helse, miljø og sikkerhet.

Med dette menes at arbeidsgiver skal, i medvirkning med alle ansatte, systematisk og kontinuerlig jobbe mot et sikkert og forsvarlig arbeidsmiljø som tar hensyn til de ansattes fysiske og psykososiale helse.

Det skal lages rutiner og et system for et forsvarlig miljø der det er fokus på resirkulering, reduksjon av utslipp og bærekraftig produksjon av produkt og tjenester.

Det skal også kartlegges for risiko - både for mennesker, materiale og natur slik at sikkerheten blir ivaretatt. Dette kan være ytre sikkerhet som inngjerding av arbeidsplass, til riktig personlig verneutstyr.

Hva med KS, hva er det og hva står det for?

KS, forkortelse for kvalitetsstyringssystem, også bare kalt kvalitetssystem, er enkelt forklart en måte å koordinere arbeidsoppgaver slik at de følger gitte prosedyrer og standarder.

Det er også et verktøy for å garantere at oppgaven er utført korrekt og kan etterprøves med rett dokumentasjon. Det brukes til opplæring slik at alle nødvendige steg i hele prosessen blir fulgt.

Hvorfor er egentlig HMS så viktig?

Det kjedelige svaret er at man skal oppfylle og etterleve de minstekravene som er i de ulike lovverkene slik at bedriften opererer i samsvar med gitte minstekrav. Selv om dette er en god start, er det ikke den optimale tilnærmingen til HMS/KS.

Det er bevist gang på gang at hos bedrifter med en robust HMS-kultur, hvor alle ansatte er delaktige i å skape, vedlikeholde og forbedre bedriftens kultur, vil det redusere sannsynligheten for arbeidsrelaterte ulykker og skader.

Å få frem taus kunnskap som rapportering av avvik, nestenulykker eller feil og mangler ved verktøy og arbeidsprosedyrer er også konsekvenser av en god HMS-kultur.

De ansatte er uten tvil den viktigste ressursen i en bedrift, og det er nettopp derfor en systematisk tilnærming til HMS er så viktig, for her kan alle ansatte selv være med på å forbedre arbeidsrutiner samt implementere egne tiltak som reduserer muligheten eksponering av ulike risikoer.

En robust HMS kultur hvor alle aktører er involvert vil både gjenspeiles i de ansattes overordnede engasjement og trivsel, men også virksomhetens økonomi.

Hva er det viktigste med et godt kvalitetssystem?

På lik linje med et velfungerende HMS system er også det viktigste med et kvalitetssystem at det ikke er et ferdig produkt, tilnærminger er lik her hvor man må se på KS som et verktøy som brukes til kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser ved å utarbeide gode og velfungerende rutiner og sjekklister for det arbeidet som skal utføres.

Det viktigste med et KS system er at det brukes av alle og i alle ledd slik at kravene for utførelse, bruk av materiale, dokumentasjon og etterprøvelse blir fulgt.

Det tar selvfølgelig noe tid å innarbeide disse prosedyrene i arbeidsdagen sin om en ikke er vant med å dokumentere arbeidsrutinene sine, men gevinsten av et velfungerende KS system som blir brukt av alle skiller en seriøs aktør fra en som ikke er det.

Når en får det innarbeidet som en rutine vil man kunne vise til sin seriøsitet og kjærlighet til faget med forsvarlig belegg som kan brukes som grunnlag til å dokumentere sin erfaring og kompetanse, om det skal vises ovenfor kunde, entreprenør, byggherre eller tilsyn.

Hvis man ikke vet hvor man bør starte HMS-arbeidet, hvor bør man begynne?

Hvis man ikke har et implementert eller iverksatt HMS system i bedriften er den beste måten å starte på, i samarbeid med de ansatte, verneombud og/eller tillitsvalgt.

Her bør man kartlegge hva bedriftens overordnede risikoer er, og hvilke tiltak og barrierer som kan implementeres for å redusere både sannsynligheten og konsekvensen av de gitte risikoene.

Videre bør man i fellesskap skape gode rutiner og sjekklister for virksomhetens arbeidsprosesser slik de ansatte lett kan utføre og medvirke i disse prosedyrene.

Det bør implementeres et enkelt og velfungerende avvikssystem som alle kan bruke slik at virksomheten kan ha fokus på kontinuerlig forbedring i alle ledd.

Når det kommer til psykososiale arbeidsmiljøfaktorer skal ledelsen kartlegge og forstå de ansattes utfordringer og behov, og tilrettelegge for dette så langt det er mulig. Dette vil skape et arbeidsmiljø som reduserer stress, utbrenthet hos de ansatte og vil bidra til økt medvirkning og lojalitet til virksomheten.

Hva bør være målet med HMS- og KS-arbeidet?

Målet for HMS og KS bør være å skape en lønnsom bedrift ved å ha en systematisk tilnærming til HMS/KS faget. Med det menes å skape en kultur over tid som er bygget på endringsvillighet, medvirkning og kontinuerlig forbedring av alle ledd i prosessen.

Det skal være tilrettelagt for varsling, hvor det ønskes rapportering av avvik og uønskede hendelser, slik at alle kan lære av hverandre.

En bedrift som bruker feilene til læring vitner om en bedrift med HMS/KS i fokus.

Hvordan kan du hjelpe kundene til Svenn?

Jeg har personlig jobbet med utviklingen av HMS og KS i flere bedrifter og kan derfor lett relatere til de ulike utfordringene som en støter på underveis og hvordan vi kan løse disse problemene sammen.

Det som er helt unikt med Svenn er at det er et fullstendig HMS/KS system som kan brukes direkte etter at kontrakten er signert.

Det vil si at man får en oppdatert personalhåndbok som er spesifikt utviklet for den enkelte virksomhet, med konkrete HMS- og KS-mål.

Videre følger ulike verktøy for å utføre systematisk HMS/KS arbeid. Dette er rutiner, sjekklister, avviksrapportering, bildedokumentasjon, prosjektplan og mer.

All denne informasjonen kan virke noe omveltende i starten, men fortvil ikke. Det er her jeg kan hjelpe til med å forklare hva man trenger, hvordan man bruker det og hvorfor man skal ha et slikt system.

Når du som bedrift er satt i gang følger vi deg opp med årlige revisjoner slik at systemet er oppdatert. Du kan vise til at du har et seriøst HMS/KS system som både kunder, byggherrer og tilsyn vil være fornøyd med.

Vår filosofi i Svenn er at du skal bygge enkelt med oss. Vi gir deg verktøyene, og kunnskapen til å bruke de, slik at du kan fokusere på jobben din - håndverket.

Har du spørsmål om HMS eller KS? Ta kontakt med Ruben på ruben@svenn.com.

Les mer om HMS og KS her: