Frigjør tid til håndverket med et godt prosjektregnskap

Velkommen til Svenn - tidligere kjent som 24onoff. Les mer her

Frigjør tid til håndverket med et godt prosjektregnskap

Prosjektregnskap mal i excel
14.05.21

I denne guiden lærer du alt du trenger å vite om prosjektregnskap, og du finner også en prosjektregnskap mal som gir deg oversikten og kontrollen du trenger.

Bygg- og anleggsbransjen er ikke uvant med begrepet “dokumentasjon”, men i likhet med for eksempel kvalitetssikring og HMS, kan også et prosjektregnskap brukes til håndverkerens fordel hvis det holdes enkelt og utføres korrekt. 

I beste fall vil et godt prosjektregnskap føre til bedre lønnsomhet på fremtidige prosjekter ettersom du kjenner til alle forventede og overraskende kostnader, og du får historikken som kreves for mer nøyaktige estimater - som kundene blir fornøyde av. 

Summa summarum: Du fremstår som en helproff håndverker som har full kontroll - og det tiltrekker seg kunder som verdsetter kvalitet foran laveste pris. 

Et godt prosjektregnskap fører til flere fornøyde kunder
Et godt prosjektregnskap gir godt grunnlag for fremtidige estimater, og flere fornøyde kunder.

Når må jeg føre prosjektregnskap?

Du er pålagt å føre prosjektregnskap hvis du:

  1. Utfører arbeid for egen eller andres regning,
  2. jobber innen bygg- og anleggsvirksomhet eller verftsindustri
  3. og antatt omsetningsverdi for prosjektet overstiger 300 000 kr.

..i henhold til bokføringsforskriften § 8-1.

Med det sagt, så er det også anbefalt å føre prosjektregnskap for mindre prosjekter.

Da er det lettere å holde løpende kontroll på kostnader, inntekter og overordnet lønnsomhet - og det vil gi deg et godt grunnlag for å kalkulere fremtidige oppdrag raskere og mer nøyaktig. 

Hva skal et prosjektregnskap inneholde? 

Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger:

  • prosjektkode
  • oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer
  • oppdragets art
  • oppdragets oppstart
  • oppdragets opphør
  • alle direkte kostnader
  • alle inntekter.

Spesifikasjoner av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. 

Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.

Tre metoder for prosjektregnskap

Regnskapsføring av byggeprosjekter kan innrettes etter tre ulike prinsipper: 

  • Løpende avregning. Den mest brukte metoden for byggeprosjekter. Krever pålitelige estimater av både inntekter, kostnader og fullføringsgrad.

  • Løpende avregning uten fortjeneste. Tilsvarer løpende avregning, men uten løpende regnskapsføring av fortjenesteelementet. Ved stor usikkerhet rundt estimater og beregning av forventet fortjeneste, som f.eks. i oppstartsfasen av prosjektet, er det et alternativ å benytte denne metoden.

  • Fullført kontraktsmetode. Her inntektsføres hele kontraktsbeløpet først når prosjektet er avsluttet.

Hvor lenge må prosjektregnskapet oppbevares? 

Prosjektregnskapet skal oppbevares i 10 år. 

Dette gjelder også andre bokføringspliktige opplysninger knyttet til prosjektregnskapet. 

Prosjektregnskap mal i excel

Er du usikker på hvor du skal begynne for å føre prosjektregnskap? Da trenger du ikke lete lenger. 

I Svenn har vi laget nyttige ressurser for håndverkere i mange år, så vi har selvfølgelig også laget en oversiktlig mal for prosjektregnskap - som du kan laste ned helt gratis.

Oppsummeringsside i prosjektregnskaps malen
Prosjektregnskapsmalen har alle pålagte felt, og danner et godt bilde av fremdrift, kostnader og inntekter i forhold til budsjett.

Prosjektregnskapsmalen er veldig enkel å bruke, og inneholder bare to ark. 

I det første arket, “Oppsummering”, har du alle pålagte prosjektdetaljer, kostnads- og inntektstyper du kan definere selv og estimere hver enkelt, og nyttige tall og grafer som hjelper deg å se hvordan du ligger an i forhold til budsjett og egne estimater. 

kostnads- og inntektstyper i et prosjektregnskap
Lengre ned i det første arket kan du definere alle typer inntekter og kostnader, som blir tilgjengelig i en nedtrekksmeny når du loggfører transaksjoner. I tillegg kan du estimere hver type, se hittil beløp, og differanse.

I det andre arket, “Transaksjoner”, fører du alle inntekter og kostnader, tilknyttet de ulike typene du la inn i det første arket.

Alt du registrerer her blir automatisk sendt til det første arket, så du slipper å føre dobbelt for å holde oppsummeringen oppdatert. 

Inntekter og kostnader føres enkelt fra eget ark i prosjektregnskapsmalen
Alle inntekter og kostnader registreres og knyttes til typene du definerte i det første arket.

💡 Tips! Opprett en eller flere hovedmaler hvor du har alle kostnads- og inntektstyper plottet inn - for eksempel basert på oppdragstype.

Da trenger du bare kopiere hovedmalen når du skal starte nytt prosjekt, så ligger alle kostnads- og inntektstyper der klar til bruk. 👍

Malen kommer i både Excel- og Google Sheets-format, og du kan laste den ned her og nå 👇

Andre leste også