Avviksrapport

En avviksrapport er en skriftlig dokumentasjon som brukes til å rapportere og registrere avvik eller uoverensstemmelser fra etablerte standarder, krav eller prosedyrer. Her er en kort forklaring av hva en avviksrapport innebærer:

Avviksrapport: En avviksrapport er et formelt dokument som brukes til å beskrive og registrere et avvik som er oppdaget i en organisasjon, et prosjekt, en prosess eller en tjeneste. Avviket kan være en situasjon der faktiske resultater, handlinger eller utførelser ikke samsvarer med forventede standarder, krav eller spesifikasjoner.

Formålet med en avviksrapport er å dokumentere avviket og iverksette tiltak for å håndtere det på en systematisk og strukturert måte.

En typisk avviksrapport inneholder følgende elementer:

Beskrivelse av avviket: En klart formulert beskrivelse av avviket, inkludert hva som er avvikende fra de etablerte standardene eller kravene.

Identifikasjon av avvikets konsekvenser: En vurdering av konsekvensene av avviket, for eksempel hvordan det påvirker kvaliteten, sikkerheten, effektiviteten eller andre relevante faktorer.

Årsaksanalyse: En analyse av årsakene til avviket for å identifisere rotårsaken eller utløsende faktorer.

Tiltak og forbedringsforslag: En beskrivelse av tiltakene som foreslås for å håndtere avviket, rette opp i situasjonen og forhindre gjentakelse. Dette kan inkludere foreslåtte forbedringer av prosesser, opplæringstiltak, endringer i rutiner eller andre relevante tiltak.

Avviksrapporter brukes som et verktøy for kvalitetsstyring, risikohåndtering og kontinuerlig forbedring i organisasjoner. Ved å dokumentere avvikene på en systematisk måte kan man identifisere trender, ta nødvendige tiltak og implementere forbedringer for å minimere risikoen for avvik og sikre at etablerte standarder og krav opprettholdes.

Les mer: Digital avvikshåndtering i Svenn