Slik får du bedre kommunikasjon (og kvalitet) på dine prosjekter

Velkommen til Svenn - tidligere kjent som 24onoff. Les mer her

Slik får du bedre kommunikasjon (og kvalitet) på dine prosjekter

28.01.21

Kvalitet og kommunikasjon går hånd i hånd. Det er mange grunner for at 80% av byggeprosjekter går over tid og budsjett. Men en av de største pådriverne av feil, misforståelser, og i verste fall konkurs, er rett og slett dårlig kommunikasjon.

Det er jo i grunn ganske logisk:

I løpet av et byggeprosjekt skal kanskje tusenvis av viktige beskjeder sendes på tvers av alle i bedriften og på byggeplassen. Det være seg enkle beskjeder, endringsmeldinger, oppdaterte tegninger, bilder og videoklipp.

Når man i tillegg vet at gjennomsnittsarbeideren bruker 70 minutter hver dag på byggeplassen på å innhente informasjon, så innser man hvor viktig det er med et ryddig oppsett og faste rutiner for god kommunikasjon og historikk.

Ytterligere bevis finner du i Bygg21 sin rapport fra 2019, hvor de dedikerer et eget kapittel for kommunikasjon:

«En viktig driver for vellykkede byggepro­sjekter er å gjøre alt riktig første gang, samt å prosjektere og bygge effektivt. For at det skal skje er det viktig at all rele­vant informasjon flyter sømløst gjennom prosjektet.»

Første steg er å innse at man har et problem, være villig til å gjøre endringer, og ikke tviholde på «slik har vi alltid gjort det»-prinsippet. 

Heldigvis er et kommunikasjonsproblem lett å fikse:

#1. Kartlegg kommunikasjonslinjene

I prosjekteringsfasen er det viktig å fastsette hvem som er ansvarlig for hvilken informasjon. Da vet man til enhver tid hvem man skal kontakte avhengig av behov, og man er trygg på at informasjonen alltid er kvalitetssikret.

Tydelige kommunikasjonslinjer er avgjørende for å unngå feil, misforståelser og forsinkelser. Illustrasjon: Bygg21
Tydelige kommunikasjonslinjer er avgjørende for å unngå feil, misforståelser og forsinkelser. Illustrasjon: Bygg21

#2. Hold det skriftlig

Det er vanskelig å dokumentere en telefonsamtale, og hvis en feil oppstår kan det være vanskelig å finne bevis som styrker din sak hvis beskjedene har vært muntlig. 

En prosjektleder lærer tidlig hvor viktig det er å holde så mye som mulig i skriftlig format, som f.eks. med hjelp av en kommunikasjonsløsning laget for byggebransjen.

#3 – Sørg for at beskjeder blir mottatt

Når vi sier mottatt, mener vi ikke bare at beskjeden blir sett.

Alle oppfatter ting forskjellig, og alt kan misforstås. Når det kommer til kritisk info er det derfor like viktig å bekrefte som det å sende ut selve meldingen. 

En telefonsamtale kan brukes for å bekrefte, men det er både tidkrevende og vanskelig å dokumentere (som nevnt i pkt. #2).

Da er det bedre å bruke en chat-tjeneste hvor meldinger kan sendes til grupper eller enkeltpersoner, og det er enkelt for alle å kommentere, stille spørsmål, eller reagere med en enkel «tommel opp». 

Og det bringer oss sømløst over til neste, og siste, punkt:

#4. Reduser antall kanaler

Tungvindt kommunikasjon med ansatte og manglende orden på samtalehistorikk er en av de største utfordringene hos håndverkerne vi har snakket med.

Idag går det mye i telefoner, e-post, sms, tredjeparts chat-systemer og post-it-lapper, som er nærmest umulig å holde orden på.

Det er vanskelig å legge bort telefonsamtaler helt, men alt det andre kan gjøres bedre og enklere ved å samle det på ett sted. Helst i samme app som arbeiderne bruker til andre arbeidsoppgaver, for å redusere behov for flere apper de må gjøre seg kjent med.

Lykke til!

Andre leste også