HMS håndbok – Komplett guide og gratis mal

HMS håndbok – Komplett guide og gratis mal

11.01.21

Denne guiden forklarer deg hva en HMS håndbok er, hva den må inneholde, og hvordan du enkelt lager din egen med hjelp av vår gratis HMS håndbok mal.

Hva er en HMS håndbok?

En HMS håndbok er internkontroll i bokform. Den samler alle HMS-lover, mål og rutiner i et felles dokument, og omtales også som HMS-mappe.

For de fleste er håndboken et verktøy for å både kartlegge og presentere bedriftens internkontroll. For større bedrifter er det en oppsummering som er lettleselig for ansatte. 

Et godt eksempel på sistnevnte er denne HMS-håndboken fra entreprenørkonsernet Skanska.

Utklipp fra Skanskas HMS-håndbok
HMS-håndboken fra Skanska gir en oversiktlig HMS-oppsummering for ansatte. Foto: Utsnitt fra PDF (Skanska)

Kravene varierer fra bedrift til bedrift

Ikke alle bedrifter har samme risikonivå. Derfor vil også kravene til HMS-mappen variere mellom et budbringer-firma med 2 ansatte, og et entreprenørfirma med 30. Men hovedpunktene er fortsatt de samme.

«Arbeidstilsynet ønsker primært å se godt dokumenterte HMS-rutiner som brukes aktivt.»

Til syvende og sist handler det om å kartlegge alle farer som kan forekomme, lage rutiner for å minimere riskoen for at disse farene inntreffer, og vise hvordan man rapporterer og behandler uforutsette hendelser.

Arbeidstilsynet ønsker primært å se godt dokumenterte HMS-rutiner som brukes aktivt, som du kan se et eksempel på her:

Krever en innsats – men du tjener på det

Hvis du starter fra scratch, så må du regne med å sette av litt tid hvis du skal gjøre alt selv. Men arbeidet du legger i å utforme en grundig HMS håndbok er vel verdt investeringen.

Daglig leder kan puste lettet ut med viten om at bedriften dekker internkontrollforskriften, og tryggere rutiner på arbeidsplassen vil redusere skader og sykefravær på sikt. 

Hvis du i tillegg laster opp håndboken i et digitalt ks- og hms-system som ansatte kan sjekke på mobilen, så er det enklere å holde den oppdatert og tilgjengelig – som også er et krav.

Med det sagt:

Hva må HMS håndboken inneholde?

#1 – Oppdaterte lover og forskrifter

En liste med lover og regler som er relevant for din bedrift og bransje, som også beskriver hvordan dere håndterer disse.

Formålet er at alle i bedriften skal kjenne til gjeldende lover og regler for HMS i deres bransje.

Du kan be om hjelp fra Bedriftshelsetjenesten, som kan bidra med å kartlegge gjeldende regelverk for din bransje.

Ønsker du å gjøre det selv, så har NHO laget en oppdatert oversikt over de mest sentrale regelverkene for HMS.

NHO oversikt over HMS-regelverket
Oversikten fra NHO gir et godt bilde over de viktigste regelverkene knyttet til HMS.

#2 – Bedriftens HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet

Oppdatert kartleggelse av bedriftens kortsiktige og langsiktige HMS-mål, hvordan dere aktivt jobber for å nå disse målene, tidsfrister og hvem som er ansvarlig. 

Målene skal sørge for at det jobbes aktivt med å holde arbeidsplassen trygg. Det er viktig at alle kan rutinene for trygt arbeid og hvem de skal kontakte ved avvik. Alle i bedriften har plikt til å kjenne innholdet i HMS-håndboken.

Eksempel på kortsiktig HMS-mål: «I år skal vi redusere antall skader fra arbeid i høyden med minimum 50 % i forhold til i fjor. Det betyr færre enn 3 skader fra arbeid i høyden.»

Eksempel på langsiktig HMS-mål, som er mer langsiktig og visjonære: “Vi skal gjennom å følge lover og forskrifter arbeide for at ingen alvorlige ulykker skal skje i vår virksomhet. Våre ansatte skal ha et godt fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, som er bedre eller minst like bra som hos øvrige aktører i vår bransje. Vi skal være blant de ledende i bransjen når det gjelder å sikre at vårt arbeid ikke forurenser internt eller eksternt og for øvrig ha minst mulig negativ påvirkning på miljøet.”

#3 – Risikovurdering og handlingsplan

En liste med av alle farer og problemer som som kan oppstå på arbeidsplassen, fysisk og psykisk.

Start med å sette mål for risikovurderingen. Uten en klar målsetting blir vurderingen ofte lite fokusert og gir ikke de svarene dere trenger.

Gå systematisk fram og dokumenter det dere finner. Se på alle arbeidsoperasjoner og alle lokasjoner: Hva kan tenkes å forårsake sykdom eller skade – akutt eller over tid?

#4 – HMS-rutiner

En oversikt over bedriftens rutiner og retningslinjer for HMS. 

En blanding av gamle rutiner som følger sunn fornuft, og rutiner som blir avdekket under risikovurderingen.

Det er viktig å samle disse så de er enkle å lese og forstå, særlig for nyansatte. 

#5 – Avvik og varsling

Forklar hvordan ansatte kan varsle om avvik og kritikkverdige forhold, hvem som er ansvarlig for å behandle disse, og hvordan dette utføres. 

#6 – Krisehåndtering

Når en krise inntreffer, er det de med gode rutiner som kommer best ut av det. 

Hvordan håndteres kriser, hvilke kriser skal det øves på og hvilke beredskapsrutiner gjelder din bedrift?

Prosessen med å kartlegge mulige kriser kan også være forebyggende, så det er viktig å ta seg god tid på dette punktet.

Bedre føre var..

#7 – Revisjon og tilsyn

Her dokumenteres alle gjennomganger og revisjoner, eventuelle funn og tiltak, og hvem som utførte den. 

Det settes også dato for neste gjennomgang (minst én gang i året er anbefalt). 

#8 – Ansattes opplæring

Alle burde vite om rutiner for opplæring på HMS, og hvem som er ansvarlig for at det utføres.

Medarbeidere må vite hva de skal ha opplæring i, basert på stillingstype og arbeid som utføres.

Daglig leder, verneombud og de som sitter i arbeidsmiljøutvalg er pålagt å ha undergått HMS-kurs, og dokumentasjon på dette skal inkluderes i dette punktet.

Last ned gratis HMS håndbok mal

For å gjøre arbeidet enklere for deg som skal gjøre det selv, har vi laget en gratis mal som inneholder de 8 punktene som må være med i en HMS-håndbok.

Malen er komplett med lenker til nyttig innhold, oppslagsverk for lover og forskrifter, og tabeller for enkel input. Alt du trenger for å lage din egen HMS-håndbok på kort tid.

Svenn gjør Kvalitet og HMS til en naturlig del av arbeidsdagen

Svenn hjelper stolte håndverkere å jobbe kvalitetsbevisst, trygt og i henhold til kravene.

Dette klarer vi med hjelp av en superenkel løsning for KS & HMS - og knallgod support som hjelper til med både oppsett og råd ved tilsyn.

Med Svenn får du:

  • Dekket kravene fra myndighetene
  • Hundrevis av sjekklister for ditt fagområde
  • HMS/KS for en internasjonal byggeplass
Andre leste også